Lettre de mission apprentissage 
direction de l’Éducation, de la jeunesse et des sports
BTS support à l’action managériale (SAM)

Le maître d'apprentissage sera Amandine André, l’assistante de direction. 

Présentation des motivations du maître d’apprentissage :
Transmettre son savoir auprès d’un jeune afin de disposer d’un professionnel opérationnel sur cette mission dans une organisation similaire à la nôtre. 
Favoriser l’échange de savoirs et participer à l’évolution de son propre poste.

Missions confiées et savoirs attendus: 
Observer et réaliser des tâches en adéquation avec le programme de la formation. Il s'agit principalement de préparer, faciliter et suivre le travail des cadres de la direction. Soutenir et fluidifier les missions de chaque agent de la direction par le portage d’activités transversales. Pour ce faire, il sera demandé à l’élève :

-	De réaliser des processus administratifs de base et de les optimiser : 
o	enregistrement du courrier entrant et sortant, distribution, organisation des signatures et contrôle formel des parapheurs et suivi, mise en forme ponctuel de courriers,
o	accueil téléphonique, gestion des agendas et préparation des dossiers de semaine pour les cadres, organisation des réunions,
o	circulation des informations liées à l’institution ; coordination des réponses collectives,
o	relais vers les directions de ressources et le secrétariat général,
o	gestion des fournitures et des biens mobiliers,
o	gestion du planning des congés,
o	rédaction de comptes rendus ponctuels,

-	D’organiser et de suivre la cohérence de l’arborescence informatique, de veiller à un classement intuitif et accessible à tous, dans une perspective de partage des informations et de préparation à la tenue d’un archivage électronique à moyen terme,

-	D’organiser l’archivage des documents produits par la direction,

-	De collaborer au suivi et à l’exécution budgétaire, dans une perspective d’appui et soutien à la réalisation des activités de l’ensemble des collaborateurs :
o	Engagements des dépenses, préparation des mandats et des titres de recettes ;
o	Édition des tableaux d’exécution mensuels ; consolidation et suivi via un tableau de bord.

-	D’apporter un soutien administratif et bureautique à l’ensemble des collaborateurs, dans une perspective d’appui et soutien à la réalisation des activités :
o	Confection et envoi de lettres, dossiers, notes, mise en forme de présentation…

-	De gérer des projets ponctuels en associant les différentes parties prenantes et en s’assurant de leur bonne réalisation.

Le candidat recherché devra témoigner de savoir-être et de savoir-faire, qui seront enrichis et consolidés durant la formation :
° disposer d’une bonne maîtrise de l’outil informatique,
° savoir s’intégrer dans une équipe en respectant les règles de la structure d’accueil,
° montrer un sens de la relation avec l’usager et le client,
° témoigner d’un intérêt pour le travail en équipe, la polyvalence et la solidarité, 
° savoir prioriser des demandes, organiser son travail avec rigueur et méthodes, anticiper et être réactif, 
° savoir communiquer et relayer les informations (y compris dans le reporting à l’égard de la hiérarchie),
° Être à l'écoute, disponible et ouvert. Écouter sa hiérarchie et ne pas prendre d’initiatives sans contrôle. 

Modalités d'accompagnement de l'apprenti :
Le maître d’apprentissage veillera à : 
- l'accueillir et à le suivre pour faciliter son intégration dans le milieu professionnel,
- lui faire découvrir l'organisation du travail, 
- l'aider dans l'acquisition des règles et des gestes en situation de travail,
- faciliter son apprentissage en utilisant les méthodologies adaptées à la situation : démonstration argumentée, vérification des acquis…
- l'encadrer dans ses relations sociales au sein de l'équipe pour l'acquisition de comportements sociaux adaptés,
- assurer un climat favorable (gestion de conflit éventuellement),
- favoriser, d'une manière générale, son intégration,
- être un lien entre l’établissement de formation et le Conseil départemental pour le bon déroulement de la formation.